7 Consejos para Enviar Invitaciones de Boda con Éxito y Sin Estrés
Te comprometiste con tu otra mitad, y has estado planificando la boda de tus sueños y tocó uno de los detalles más emocionantes de tu boda: ¡las invitaciones! Las invitaciones son la primera oportunidad que tienes para compartir con tus seres queridos cúal es la esencia de tu boda. Pensémoslo como un “trailer” de película, ¡y es por esto que damos la milla extra!
Hoy te comparto los tips esenciales que te ayudarán a coordinar las invitaciones de tu boda con éxito de principio a fin. ¡Comencemos!
#1: Cuándo comenzar a trabajar las invitaciones de tu boda
Es recomendable comenzar a trabajar las invitaciones de tu boda al menos 10 meses antes de la boda. Esto ayuda a que haya tiempo suficiente para que contrates a un(a) diseñador(a) que te dará la mano a hacer tu visión realidad (y te quitará el estrés que conlleva esta parte).
Además, gracias a este tiempo, tu diseñador(a) pueda comenzar a trabajar las piezas y ordenar los materiales con éxito. Mientras más tiempo de anticipación, ¡mejor! Ten presente que la producción de las invitaciones puede tomar un par de semanas también.
¿Necesitas tener contratado el venue de tu boda para contratar a un(a) diseñador(a)? ¡No necesariamente! Ya que puede haber alto volumen en la agenda de/la diseñador(a), lo mejor es separar tu espacio con tiempo. Una vez tengas el venue, puedes enviárselo y continuar trabajando con el/ella. ¡La comunicación de ambas partes es clave para el éxito!
#2: Cuándo enviar las invitaciones de boda
Como regla de oro, se recomienda que envíes las invitaciones al menos de 8 - 10 semanas antes de la boda. Si vas a tener una boda de destino (es decir, celebrarás la boda en otro país), debes enviar las invitaciones con más tiempo de anticipación, al menos 12 semanas antes de la boda para que tus invitados puedan realizar los acomodos necesarios para poder estar presentes.
Para el RSVP, establece la fecha límite para recibir la confirmación de asistencia al menos 1 mes antes de la boda. Esta pieza es esencial ya que este será el número que todos tus suplidores necesitarán para que cada uno realice su parte efectivamente (ejemplo: decoradores a la hora de montar sillas y mesas, “catering” a la hora de suplir las comidas y bebidas que se ofrecerán, el venue para aprobar que la garantía total cumpla con la capacidad del salón de eventos).
Pro tip: añade al menos 1 semana o 5 días antes como “buffer” para las personas que no son tan puntuales para confirmar.
Tip #3: Cómo comenzar el diseño de tus invitaciones?
Una vez que tengamos las fechas establecidas, ¡es hora de trabajar el diseño y estructura! Aquí es cuando entramos en acción.
¿Qué información tu diseñador(a) necesita para comenzar a trabajar tus invitaciones?
Además de los detalles generales (Nombres y apellidos de ambas parejas, fechas… ), necesitamos establecer la personalidad de tu boda.
¿Cuáles son los colores que predominarán? ¿Alguna flor favorita? ¿Qué elementos de la naturaleza quieres incluir? ¿Qué tipo de tipografía les gusta? Estás son algunas de las preguntas que te ayudarán a establecer esa identidad.
Por ejemplo, digamos que te casarás en una hacienda de café y te encantaría que el estilo sea natural y boho. Si estás trabajando con un/a coordinador/a de bodas, eventualmente trabajarás en el diseño de tu boda, donde un mood board será diseñado de acuerdo a tus intereses y los de tu pareja.
¿Cómo puedes comenzar?
Conversa con tu pareja sobre qué les gusta y cuáles son los elementos que los identifica (ya sean culturales que quisieran implementar, gustos en común o algún lugar que es sumamente especial para ambos [ejemplo: el venue]).
Comienza a recopilar fotos (una de las formas bastante efectivas es creando un Pinterest Board con fotos de flores, estilos de textos, paleta de colores y elementos que sean especial para ambos son excelentes para comenzar).
Aquí puedes identificar también las cosas que no les gusta y pueden comenzar a descartar esos elementos.
Cabe mencionar que, a la hora de trabajar junto a tu diseñador(a) de papelería, el/ella les pedirá que compartan algunas imágenes para inspiración. Es aquí donde le compartes lo que preparaste en el punto discutido arriba para que así pueda trabajar el concepto del diseño.
#4: ¿Cuáles son las piezas que se compondrán en tu suite de invitaciones?
Generalmente, son 4 piezas:
La Invitación Principal (5x7)
RSVP
Sobre para la invitación principal
Sobre para el RSVP
¿Puedes añadir más? Claro que sí. ¡Pronto publicaremos un artículo donde discutiremos detalladamente este tema!
Tip #5: Aprobación de propuesta pre-producción
Luego de haber conversado y trabajado en las revisiones de los diseños de tus piezas, ¡es hora de aprobar el producto final!
Esta pieza es crucial.
Una vez aprobado, procedemos a enviar todo a producción.
Por eso enfatizo, cuando recibas la prueba final:
Siéntate con tu parejas y verifiquen TODO con calma.
Asegúrense que la fecha esté correcta.
Ejemplo: si la boda es el sábado, 20 de noviembre, verifica el calendario y valida si está correcto el día de la semana.
Textos, nombres y direcciones. ¡No queremos typos!
Si una pieza es aprobada y tiene algún texto erróneo, lamentablemente esto atrasará toda la producción y conllevará gastos adicionales para volver a producir.
Algo que puede ayudar es leer la invitación en voz alta, de izquierda a derecha y luego de derecha a izquierda. Saquemos la lupa, sirvamos el café, ¡y a revisar!
#6: A enviar las invitaciones
Ya tienes tus invitaciones y amas el producto final. ¡Es hora de enviarlas! Por aquí una mini-guía del proceso:
Durante el proceso del diseño, recomendamos que incluyas el servicio de redactar las direcciones de envío/ “return” (sobre principal y sobre de RSVP).
Opta por usar sobres de tonos claros con texto oscuro, ya que en ocasiones el correo puede rechazarlas (todo depende del correo).
Si quieres utilizar un sober negro con texto blanco o dorado, puedes añadir un “Outer Envelope”. Este es un sober un poco más grande y blanco donde llevará las estampas del correo y las direccones. Adentro puedes tener tu sobre colorido con el resto de la suite. ¡Pronto publicaremos un blog explicando este detalle!
Verifica que tengas todas las invitaciones para tu lista de invitados.
Visita el correo en horas “muertas” y oriéntate sobre “hand cancelling” - el proceso manual de procesar y enviar las cartas. Esto ayuda a que las máquinas no rompan o deterioren el sobre (ideal para suites que tienen elementos como “wax seal stamps”, múltiples inserts, etc.
#7: ¡No olvides la papelería para el día de tu evento!
Enviaste las invitaciones y ya estás recibiendo respuestas. ¡No olvides la papelería que puedes tener para tu evento! Hay un sinnúmero de elementos que puedes incluir para tu boda que no sólo ayudarán a guiar a tus invitados, sino a destacar la personalidad y el diseño de tu boda. Por aquí algunos ejemplos:
Seating Chart
Menú
“Escort Cards”
Thank You cards
Menú o letrero para la barra compartiendo el “signature cocktail”
“Welcome Sign”
Una ventaja de trabajar estos servicios adicionales con tu diseñador, es que todo estará diseñado de forma cohesiva. Todo elemento, desde el “Save The Date” hasta el “Thank You Card” tendrán diseños similares haciendo que el diseño y personalidad de tu boda esté conectada y bien proyectada.
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¡Gracias por leernos!
